Eén rol, één persoon.
Er is een rol waar alles via loopt. Is die persoon met vakantie, ziek of weg, dan kan het werk stilvallen.
Uw systemen draaien. Maar op hoeveel mensen?
U leidt een beheerorganisatie: in de zorg, bij het Rijk of in een vitale sector. De systemen draaien en de storingen worden opgelost. Maar rust het werk op een paar mensen?
Twee knelpunten die u misschien herkent
Afspraken die niet meer kloppen.
Wat er op papier staat, is iets anders dan hoe het werk echt gaat. Dat valt pas op als het misgaat.
Wat er op het spel staat
Als een beheerorganisatie hapert, kan dat gevolgen hebben voor patiënten, burgers of klanten. Dan is het beter dat u het risico eerder zag.
Wat de scope-scan laat zien
De scan stelt vragen over hoe uw beheer is ingericht. U ziet daarna meteen waar mogelijke knelpunten zitten: bij rollen, bij kennis en bij afspraken.
Wat het u oplevert
- Een overzicht van de knelpunten die de scan signaleert. U kunt er meteen in uw browser een pdf van maken.
- Een concreet startpunt voor uw volgende overleg met uw team of uw bestuur.
Wat u er niet voor hoeft te doen of te geven
- Geen account, naam of organisatie.
- Geen namen van medewerkers. De vragen gaan over rollen, niet over personen.
- Niets wordt opgeslagen of verstuurd. Uw antwoorden blijven in uw browser.
Zelfscan voor managers van ondersteunende organisaties (in ontwikkeling)
Ondersteuning is overal, ook buiten de zorg, het Rijk en de vitale sectoren. ICT-beheer, facilitaire zaken, administratie, planning: werk dat doorloopt zolang niemand het merkt. Leidt u zo'n organisatie of team? Dan is de zelfscan ook voor u bedoeld.
Met de zelfscan kijkt u zelf, met uw team, waar uw werk op weinig mensen rust en waar afspraken niet meer kloppen met de praktijk. De zelfscan signaleert. Hij stelt geen diagnose en is geen audit. De uitkomst is een startpunt voor uw eigen gesprek.
De zelfscan is nog in ontwikkeling. Anders dan de scope-scan hierboven werkt de zelfscan met een eigen account. Wilt u nu al een eerste beeld? Doe dan de scope-scan.
Kennisoverdracht bij vertrek: per situatie in kaart wat nodig is (in ontwikkeling)
Vertrekt er een sleutelpersoon? Soms gaat het om een plotseling vertrek. Soms om een pensioen dat al lang bekend is. Of om een externe beheerder of inhuur die stopt. In al die gevallen wilt u de kennis borgen die ertoe doet.
Mensen die lang hetzelfde werk doen, weten soms niet meer wat ze allemaal weten. Die kennis komt boven door de juiste vragen.
Elke situatie is anders. Daarom werkt Vivedis niet met een vast stappenplan. Vivedis brengt per situatie in kaart wat nodig is. De kern is een scan van wat nodig is: hoeveel tijd er is, waar het gewicht van het werk zit en welke kennis alleen bij deze persoon of partij zit. Zo ziet u waar de afhankelijkheid zit en wat de continuïteit van het werk vraagt. Hoeveel kennissessies er daarna nodig zijn, en met wie, hangt af van wat de scan laat zien.
Wat u eraan overhoudt, is onder meer een lijst van kennisgaten. Ook een vraag zonder antwoord zegt iets: daar zit een gat. Zo heeft uw kennisborging een concreet startpunt.
Vivedis maakt geen opnames, transcripties of AI-notulen. Uw team legt zelf vast, in eigen woorden. U doet het werk met uw eigen team. Wilt u dat Vivedis begeleidt? Dat kan ook.
Voorbeeld: een maand om het werk over te nemen
Een middelgrote logistieke dienstverlener plant al zijn ritten in één planningssysteem. Het team van ongeveer twintig mensen heeft in de loop van de jaren veel kennis zien vertrekken. De laatste die het systeem echt kent, is een externe functioneel beheerder. Die beëindigt onverwacht de opdracht. Volgens het contract stopt het werk over een maand.
Eerst brengt het team in kaart wat nodig is. Hoeveel tijd is er nog? Welke kennis zit alleen bij de externe beheerder? Waar komt een order binnen? Wat gebeurt er 's nachts? Wie belt u als de koppeling met het magazijn stopt? Zo ziet het team waar het gewicht zit: bij twee koppelingen en bij een handmatige controle die nergens staat beschreven.
De uitkomst is een lijst van kennisgaten, bijvoorbeeld:
- Hoe orders via de koppeling met klanten binnenkomen, en wat u doet als die koppeling stopt.
- Hoe de koppeling met het magazijn werkt, en wie u belt bij een storing.
- Wat er 's nachts in het planningssysteem gebeurt.
- Wat de handmatige controle is, wanneer die nodig is en waarom.
Met die lijst kiest het team waar het de tijd die er nog is aan besteedt, steeds met de externe beheerder erbij.