Eén rol, één persoon.
Er is een rol waar alles via loopt. Is die persoon met vakantie, ziek of weg, dan kan het werk stilvallen.
Uw systemen draaien. Maar op hoeveel mensen?
U leidt een beheerorganisatie: in de zorg, bij het Rijk of in een vitale sector. De systemen draaien en de storingen worden opgelost. Maar rust het werk op een paar mensen?
Twee knelpunten die u misschien herkent
Afspraken die niet meer kloppen.
Wat er op papier staat, is iets anders dan hoe het werk echt gaat. Dat valt pas op als het misgaat.
Wat er op het spel staat
Als een beheerorganisatie hapert, kan dat gevolgen hebben voor patiënten, burgers of klanten. Dan is het beter dat u het risico eerder zag.
Wat de scope-scan laat zien
De scan stelt vragen over hoe uw beheer is ingericht. U ziet daarna meteen waar mogelijke knelpunten zitten: bij rollen, bij kennis en bij afspraken.
Wat het u oplevert
- Een overzicht van de knelpunten die de scan signaleert. U kunt er meteen in uw browser een pdf van maken.
- Een concreet startpunt voor uw volgende overleg met uw team of uw bestuur.
Wat u er niet voor hoeft te doen of te geven
- Geen account, naam of organisatie.
- Geen namen van medewerkers. De vragen gaan over rollen, niet over personen.
- Niets wordt opgeslagen of verstuurd. Uw antwoorden blijven in uw browser.
Zelfscan voor managers van ondersteunende organisaties (in ontwikkeling)
Ondersteuning is overal, ook buiten de zorg, het Rijk en de vitale sectoren. ICT-beheer, facilitaire zaken, administratie, planning: werk dat doorloopt zolang niemand het merkt. Leidt u zo'n organisatie of team? Dan is de zelfscan ook voor u bedoeld.
Met de zelfscan kijkt u zelf, met uw team, waar uw werk op weinig mensen rust en waar afspraken niet meer kloppen met de praktijk. De zelfscan signaleert. Hij stelt geen diagnose en is geen audit. De uitkomst is een startpunt voor uw eigen gesprek.
De zelfscan is nog in ontwikkeling. Anders dan de scope-scan hierboven werkt de zelfscan met een eigen account. Wilt u nu al een eerste beeld? Doe dan de scope-scan.
Kennissessies bij vertrek (in ontwikkeling)
Vertrekt er iemand die veel van het werk weet? De aanpak is bewust eenvoudig. Mensen die lang hetzelfde werk doen, weten soms niet meer wat ze allemaal weten. Die kennis komt boven door de juiste vragen.
Het pakket is een handleiding voor een begeleider uit uw eigen organisatie. De aanpak past zich aan de situatie aan: een plotseling vertrek vraagt iets anders dan een pensioen dat al lang bekend is.
- Eerst één brede sessie. De begeleider weet bewust weinig van het onderwerp en stelt daarom eenvoudige vragen. Samen loopt u de processen en koppelingen door. Zo ziet u waar het gewicht zit.
- Daarna kleinere sessies. Die gaan dieper op de onderwerpen met het meeste gewicht. Wie vertrekt, is er steeds bij.
- Weinig tijd? Haal dan vooral de vragen boven. Ook een vraag zonder antwoord zegt iets: daar zit een gat.
- De uitkomst: onder meer een lijst van kennisgaten.
Vivedis maakt geen opnames, transcripties of AI-notulen. Uw team legt zelf vast, in eigen woorden. U voert de sessies zelf uit. Wilt u dat Vivedis begeleidt? Dat kan ook.
Voorbeeld: een maand om het werk over te nemen
Een middelgrote logistieke dienstverlener plant al zijn ritten in één planningssysteem. Het team van ongeveer twintig mensen heeft in de loop van de jaren veel kennis zien vertrekken. De laatste die het systeem echt kent, is een externe functioneel beheerder. Die beëindigt onverwacht de opdracht; volgens het contract stopt het werk over een maand.
De teamleider kiest een begeleider van een andere afdeling, die het planningssysteem niet kent en daardoor eenvoudige vragen stelt: waar komt een order binnen, wat gebeurt er 's nachts, wie belt u als de koppeling met het magazijn stopt? In de brede sessie ziet het team waar het gewicht zit: bij twee koppelingen en bij een handmatige controle die nergens staat beschreven.
In de weken daarna volgen kleinere sessies over precies die punten, steeds met de externe functioneel beheerder erbij. De vraag is telkens: wat heeft het team nodig om dit werk over te nemen?
Aan het eind van de maand heeft het team een lijst van kennisgaten, een eigen beschrijving van de koppelingen en de handmatige controle, en een lijst met vragen die nog open staan.