Kennisborging begint bij weten welke kennis ertoe doet
De Kennisborgingsscan van Vivedis
Kennisborging is voor veel organisaties een bekend onderwerp. Toch is er bijna altijd iemand die als enige weet hoe iets echt werkt. Kennisborging begint niet met alles opschrijven. Het begint met weten wát u moet borgen.
Waarom kennisborging vaak te laat of te breed begint
Vaak begint kennisborging pas als iemand vertrekt. Dan is er weinig tijd en moet er veel tegelijk. Lees daarover meer in ons artikel over kennisoverdracht bij vertrek.
Soms begint kennisborging juist te breed. Iedereen moet "alles vastleggen". Er komt een overdrachtsdossier, een wiki of een kennisbank. Dat lijkt grondig. Maar mensen die lang hetzelfde werk doen, weten soms niet meer wat ze allemaal weten. Ze schrijven vooral op wat ze zelf belangrijk vinden. De kleine handelingen die het werk overeind houden, ontbreken dan vaak.
Elke situatie is anders. Daarom werkt Vivedis niet met een vast proces. Lees ook waarom één vast stappenplan niet werkt. Vivedis brengt per situatie in kaart wat nodig is. De kern daarvan is de Kennisborgingsscan.
Wat de Kennisborgingsscan oplevert
De scan komt vóór het vastleggen. Hij helpt u kiezen wat u moet borgen, en met wie. U krijgt zicht op:
- welke kennis alleen bij één persoon of partij zit. Dat is vaak specialistische kennis: van een kernsysteem, een koppeling of een handeling die nergens staat;
- waar het gewicht van het werk zit. Niet alle kennis is even belangrijk. Sommige taken houden alles overeind, andere zijn bijzaak;
- hoeveel tijd er is. Dat bepaalt wat haalbaar is;
- een lijst van kennisgaten. Ook een vraag zonder antwoord zegt iets: daar zit een gat;
- een voorstel voor wat eerst moet, en met wie. Dat is het startpunt voor uw eigen overdracht, of voor kennissessies met begeleiding van Vivedis.
De scan is een signaal en een startpunt. Het is geen audit en geen certificering.
Zo werkt het
Wat er nodig is, verschilt per situatie. Het begin ziet er meestal zo uit:
- Intake per mail. U beschrijft kort wat er speelt. Daarna krijgt u een paar vaste vragen.
- Een kort gesprek met de manager. Een adviseur van Vivedis vraagt door: welke rol, welk systeem, hoeveel tijd.
- De scan. Samen met de betrokken medewerkers en het team kijken we welke kennis alleen bij één persoon of partij zit en waar het gewicht zit.
- Bespreking van de uitkomst. U bespreekt de lijst van kennisgaten en het voorstel voor wat eerst moet.
Uw team legt zelf vast, in eigen woorden. Vivedis maakt geen opnames, transcripties of AI-notulen. U doet het werk met uw eigen team. Wilt u dat Vivedis begeleidt? Dat kan ook.
Voor wie
De Kennisborgingsscan is bedoeld voor managers en budgethouders van beheer- en ondersteuningsorganisaties. Denk aan IT-beheer en functioneel beheer bij gemeenten en uitvoeringsorganisaties, of in de zorg.
Herkent u een van deze situaties?
- Een pensioen is in zicht, en de overdracht is nog niet begonnen.
- Er is een sleutelrol zonder vervanger.
- Een externe beheerder of inhuur stopt.
- Een kernsysteem wordt maar door een paar mensen echt gekend.
Dan is het verstandig om eerst te weten welke kennis u moet borgen. Bent u manager beheer en beslist iemand anders over het budget? Stuur deze pagina gerust door.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met een kennisbank of overdrachtsdossier?
Een kennisbank of dossier is een plek om kennis vast te leggen. De scan komt daarvóór. Hij helpt bepalen wát u moet vastleggen, en met wie. Zo vult u een kennisbank met de kennis die ertoe doet.
Wat doet het team zelf?
Uw team legt zelf vast, in eigen woorden. Vivedis stelt de vragen en helpt kiezen wat eerst moet. Wilt u begeleiding bij het vastleggen? Dat kan ook.
Worden er opnames of AI-notulen gemaakt?
Nee. Vivedis maakt geen opnames, transcripties of AI-notulen.
Is de scan een audit of een certificering?
Nee. De scan signaleert waar kennis kwetsbaar is en geeft u een startpunt. Het is geen audit en geen certificering.
Wat als de medewerker al snel vertrekt?
Juist dan helpt de scan. Als er weinig tijd is, kunt u niet alles overnemen. De scan helpt kiezen waar u de tijd aan besteedt die er nog is. Meer over een plotseling vertrek leest u in ons artikel over kennisoverdracht bij vertrek.
Weet welke kennis u moet borgen
Stuur ons in een paar zinnen wat er speelt: wie of wat dreigt weg te vallen, en wanneer. Namen zijn niet nodig. U krijgt antwoord van een adviseur van Vivedis.
Eerst zelf kijken waar uw beheer op een paar mensen rust? Doe de scope-scan.